30 consejos para ser más productivo en 30 días
Ya sea que trabaje solo o como parte de un gran equipo, todos buscan formas de aumentar la productividad. Te sentirás menos estresado y harás más cada día. Veamos cuánto puede cambiar en 30 días: se sorprenderá.
Entonces, ¿cómo lo haces? Primero, cambiar cualquier hábito requiere práctica. Hacer algo una vez no lo hace parte de una nueva rutina. Tienes que hacerlo repetidamente; hazlo parte de quien eres. Aquí, tenemos 30 consejos para ayudarlo a ser más productivo dentro de 30 días.
No vas a hacer todas estas cosas a la vez. Comience con uno o dos, una vez que formen parte de su rutina integrada, agregue otro cambio y construya lentamente hasta que se sienta como su yo más productivo. ¡Buena suerte!
1. Comience todos los días con un plan
Entrar a la oficina sin rumbo todos los días no hará nada para que tenga ganas de trabajar. Debe comenzar cada día con un plan de acción.
Escriba una lista de lo que quiere lograr hoy. (Algunos consideran preferible escribir la lista la noche anterior). Incluya tareas que pueda eliminar de manera eficiente, así como proyectos más complejos.
Sé realista sobre el tiempo. No empaques tu lista de tareas si tienes un día lleno de reuniones. Hará más cosas si la lista es factible y no es intimidante o abrumadora.
2. Levántate antes
¿Por qué siempre estás corriendo con el pelo en llamas? Resuelve la sensación de llegar tarde configurando tu reloj un poco antes.
No todo el mundo está conectado para comenzar el día a las 5 de la mañana, pero probablemente pueda darse el lujo de levantarse unos minutos antes. Comience por no presionar el botón de repetición. Levántese de inmediato cuando suene la alarma. Esos nueve minutos adicionales de sueño interrumpido te hacen sentir aturdido (e interrumpen al resto de tu pareja o compañeros de casa).
3. Haz ejercicio
La actividad física puede hacerlo más productivo y enérgico durante todo el día, no solo durante los momentos de ejercicio. Y está respaldado por la ciencia.
Encuentre una actividad que le guste: suba a una bicicleta, salga a correr o camine, diríjase al gimnasio, y obtendrá las recompensas de ese entrenamiento durante todo el día. Si bien hay alguna evidencia científica de que la mayoría de las personas se benefician del sudor matutino, obtendrá el beneficio de aumentar el cerebro sin importar cuándo haga ejercicio.
Póngalo en su calendario si es necesario.
4. Tener un tipo de letra de referencia (o 10)
Uno de los mayores tiempos de diseño puede ser buscar un tipo de letra. Para los clientes que no vienen con una paleta de tipos, comience el proceso de diseño con un tipo de letra de referencia.
Tenga una paleta sólida de familias de tipos y estilos que puede usar para crear un ambiente o sensación para el diseño sin buscar fuentes durante horas. La mayoría de los clientes pueden ver los matices entre dos opciones sans serif redondas, comience con sus opciones de acceso para saber si está en la misma página cuando se trata de construcción de tipos y jerarquía.
Luego, puede explorar las opciones de tipo más adelante en la línea (si tiene tiempo o desea cambiar los tipos de letra más adelante).
5. Experimente con los creadores de sitios web
No tiene que comenzar cada proyecto de sitio web desde cero cada vez. Considere usar un creador de sitios web para ciertos tipos de proyectos:
- Sitios web personales o blogs
- Construcciones de sitios web simples o de página
- Start-ups de sitios web comerciales con presupuestos pequeños
- Sitios web con necesidades simples de comercio electrónico (solo unos pocos productos)
Aquí hay otro ahorro de tiempo: hay muchos creadores de sitios web para elegir. Hosting Facts tiene un resumen y una revisión de las diez mejores opciones de creación de sitios web.
6. Crear un espacio de trabajo dedicado
Freelancers: ¿Sigues trabajando en la mesa de la cocina? ¿O llevar su computadora portátil de una cafetería a otra? Necesita un espacio de trabajo dedicado.
Cree un espacio para una oficina en el hogar, o un área de escritorio que sea completamente para el trabajo, como mínimo, o considere mudarse a un espacio de coworking. Necesita un lugar para que cuando se siente, esté en modo de trabajo. Mezclar áreas donde come y trabaja o duerme y trabaja o juega con los niños y el trabajo conduce a distracciones. Eso es un asesino de productividad significativo.
7. Realmente aprenda a usar software y herramientas
¿Eres competente con las herramientas que usas todos los días o sabes lo suficiente para hacer el trabajo? Tomar un poco de tiempo para aprender los entresijos del software y las herramientas que usa todos los días puede hacerlo mucho más eficiente.
Tome una clase con un instructor certificado en su área o invierta algo de tiempo en un conjunto de tutoriales en línea para aprovechar al máximo las herramientas disponibles. (Este pequeño pedacito de educación también lo ayudará a determinar si está utilizando las mejores herramientas para el trabajo).
8. Limpia tu espacio de trabajo
Limpia tu escritorio. Tire todos esos recipientes para llevar y tazas de café vacías. Recoja y deseche los papeles que ya no necesita.
Haz que sea lo último que hagas cada día. Eliminará todo el producto de trabajo del día desde su escritorio, proporcionando un cierre para tareas completas y brindándole una idea de dónde retomar nuevamente.
También entrarás en un espacio limpio y organizado cada día. La falta de desorden ayuda a las personas a sentirse establecidas y concentradas en las tareas en cuestión, sin preocuparse por el desorden frente a ellas o qué misterios (o plazos vencidos) se acumulan en toda esa basura.
9. Use la regla de correo electrónico de 5 minutos
El correo electrónico puede ser una de las partes más abrumadoras de tu día. Nunca deja de venir. Si sientes que tu bandeja de entrada está fuera de control, prueba este truco.
- Reserve momentos específicos del día para revisar el correo electrónico, una vez cada hora o dos horas si puede.
- Para los correos electrónicos que puede completar la tarea y responder en 5 minutos, hágalo ahora.
- Para todos los demás correos electrónicos, márquelos y guárdelos para una lista de tareas de correo electrónico más adelante en el día.
10. Invierte en una gran silla
Una gran silla (o colchoneta o taburete para todos los que usan un escritorio de pie) puede mantenerlo cómodo y moverse con facilidad por las tareas.
Los estudios han demostrado que los empleados que se sienten cómodos son más productivos. Si constantemente se mueve en una silla incómoda o se esfuerza por alcanzar el teclado debido a una estación de trabajo que carece de ergonomía, es hora de renovar el escritorio. He aquí por qué funciona: no te distraen las cosas que te molestan y te dan más tiempo para concentrarte en el trabajo.
11. Mantenga una lista ... y cúmplala
Los líderes productivos a lo largo del tiempo han predicado el valor de tener una lista de tareas pendientes. Sin embargo, más importante que una lista de tareas pendientes es una lista de tareas realista.
Cree tareas y plazos que sean alcanzables. Mantenga una lista en papel que pueda ver o cree un diario de viñetas (que puede aumentar la creatividad) o use una aplicación para realizar un seguimiento digital de su lista. La clave para mantener una lista es crear algo que realmente usará y comprobará durante todo el día.
Una lista de verificación útil puede mantenerlo en la tarea y ayudarlo a priorizar en qué debe concentrarse a continuación, al tiempo que le proporciona una idea de cuánto tiempo tiene que dedicar a tareas específicas.
12. Trabaja en bloques de 90 minutos
Crea un ciclo de trabajo. Divida las tareas en bloques de trabajo de 90 minutos con un descanso de 10 a 15 minutos entre bloques.
Y usa bien esos descansos. Levántate, camina y despeja tu mente para que puedas comenzar cada nuevo bloque de trabajo renovado y revitalizado.
13. Reserve un día para las reuniones
Uno de los mayores asesinos de productividad son las reuniones. La gente llega tarde, no seas esa persona, el tema se sale de curso o no hay una agenda real y puedes quedarte atrapado con cantidades inusuales de tiempo entre reuniones que te impiden hacer nada.
Elija un día a la semana, o cada dos semanas si puede, y apile las reuniones en un día. Tener sesiones consecutivas asegurará que esté a tiempo y en el tema, y perderá menos tiempo sabiendo que ese día es solo para reuniones, y que los días de la semana restantes no se secarán.
14. Stand durante las reuniones
Mientras piensa en formas de hacer que las reuniones sean más eficientes, no se siente. Las reuniones permanentes fomentan la creatividad y ayudan a los participantes a concentrarse y llegar al punto.
Establezca reuniones en un lugar central y solicite a los participantes que dejen sus teléfonos atrás para que las conversaciones sean más enfocadas y productivas.
15. Establecer objetivos diarios / mensuales / anuales
Siempre debe trabajar con tres niveles de objetivos en mente: diario, mensual y anual.
Para ser tu yo más productivo, ten en cuenta estos objetivos mientras trabajas. ¿Estás haciendo cosas que contribuyen a estos objetivos? Si no es así, ¿por qué haces lo que estás haciendo?
Cada vez que te encuentres jugando en las redes sociales, pregúntate cómo contribuye a tus objetivos. Te sorprenderá lo útil que es este pequeño truco cuando se trata de mantener el enfoque.
16. Trabajo durante las horas pico
¿Eres un madrugador o un ave nocturna? Guardar tareas difíciles o trabajos que necesitan muchas horas de cerebro para tus horas pico de trabajo te ayudará a hacer el trabajo con más facilidad porque estás trabajando con tus ritmos naturales.
A veces, la parte más difícil es descubrir exactamente cuál es esa hora del día para usted y lograr que el resto del mundo laboral coopere con sus horas pico.
Una vez que encuentre sus horas pico, hable con su jefe sobre cómo puede usar este tiempo para su ventaja. (Trabajadores independientes, ajustan tus horarios de trabajo en consecuencia).
17. Use auriculares para entrar en la zona
Ya sea que quieras escuchar música mientras trabajas o no, usar audífonos para ayudarte a entrar en la zona sirve como una señal para los demás de que estás trabajando duro y que deberían dejarte solo.
Seriamente. Ni siquiera tiene que encender su música para obtener un tiempo de trabajo ininterrumpido. (Simplemente no le cuentes a nadie tu pequeño secreto).
18. Desactiva las notificaciones durante las horas de trabajo
Utilice las funciones de no molestar en momentos del día que sean opuestos a lo que pueda pensar. Úselos durante las horas de trabajo en lugar de por la noche para silenciar las notificaciones que pueden distraer lo que necesita hacer.
Configure múltiples períodos "oscuros" a lo largo del día y permita que las notificaciones lleguen a una hora específica, o simplemente apague las notificaciones por completo y solo revise el correo electrónico, las redes sociales y las aplicaciones con intención.
19. Elimina las tareas difíciles temprano
Cuando se trata de grandes trabajos o cosas que no quieres hacer en particular, no postergues. Haz esas cosas primero.
Sentirás una gran sensación de logro si te quitas las tareas desafiantes temprano, allanando el camino para mantener ese impulso durante todo el día.
También hay un efecto secundario en eliminar tareas difíciles. Nada hace más feliz a un cliente que obtener una prueba a primera hora de la mañana mientras está fresco. Puede conducir a una mejor retroalimentación y hacer que los clientes se sientan importantes de que haya trabajado en su proyecto primero y no lo haya presionado hasta el final del día.
20. Agrúpelo
Hay algunas cosas en las que eres bueno y otras en las que eres genial. Poseer esos trabajos.
Pero para todo lo demás, para cualquier tarea en la que no sea un experto, externalícela. No pierdas el tiempo tratando de ser bueno en contabilidad si eres diseñador; contratar un contador público certificado. No pierdas horas desarrollando una aplicación si no eres bueno para construir pantallas pequeñas; reclutar un desarrollador de aplicaciones.
No hay vergüenza en pedir ayuda. Serás más productivo si pasas tiempo trabajando en cosas que sabes hacer y formas parte de tu conjunto de habilidades básicas.
21. Deje atrás grupos sin sentido
Corta lazos con grupos, organizaciones profesionales y reuniones de redes que no contribuyen a tu éxito general.
Demasiados grupos simplemente hacen girar sus ruedas con misiones sueltas o ineficaces. Un capítulo local de una organización nacional no es útil si solo seis de ustedes se presentan a las reuniones y nunca hacen nada más que leer una agenda.
Ahorre tiempo para grupos con significado y personas en las que específicamente desea invertir y trabajar. Reduzca algunas horas cada mes reduciendo el peso muerto de la organización. (Use ese tiempo para escabullirse en un entrenamiento o emprender un proyecto de pasión que lo energice).
22. Invierta en kits de UI y conjuntos de iconos
¿Cuántas veces has redibujado o descargado un ícono de Facebook?
Espera, antes de pasar una hora agregándolo en tus dedos de manos y pies, solo descarga un kit que te encante. Úselo siempre. Un conjunto simple de íconos estándar puede ser un salvavidas.
Lo mismo ocurre con muchas otras herramientas de interfaz de usuario estándar. Botones, flechas, efectos de desplazamiento: no tiene que reinventar la rueda cada vez con tantas opciones excelentes disponibles.
23. Conviértete en un experto
Es fácil moverse a través de las tareas que conoce bien con facilidad. Para los diseñadores y autónomos, esto es más que aprender software: aprender una empresa o sector.
Aprenda el idioma de un tipo de negocio y los trabajos de diseño que realiza dentro del sector serán similares en alcance y necesidades del cliente. Cree sitios web para consultorios médicos, gimnasios o veterinarios. Concéntrese en un nicho, y podrá anticipar las necesidades de los clientes, lo que funciona y lo que no, y consideraciones especiales en ese campo. (A los clientes les encanta cuando puedes planificar problemas antes de que se conviertan en problemas).
Puedes ser un experto en múltiples áreas. Es increíble lo rápido que los proyectos se unen para clientes que tienen algunas similitudes. (Solo tenga en cuenta las divulgaciones contractuales que pueden prohibir trabajar con competidores).
24. Automatizar donde sea posible
No hay vergüenza en automatizar tantas tareas como sea posible. Y aunque la automatización no significa que pueda descuidar completamente estas tareas, no tiene que monitorearlas tanto.
- Utilice el software de facturación que realiza un seguimiento de los pagos y agrega cargos por pagos atrasados y reenvía las facturas vencidas.
- Programe publicaciones en redes sociales o cree un bot para responder consultas comunes.
- Cree calendarios integrados para que todos estén en la misma página.
- Guarde los archivos en la nube para que los miembros del equipo puedan acceder a los archivos desde cualquier lugar. Agregue una copia de seguridad automática, para que no tenga que preocuparse por perder información valiosa.
- Cree documentos de preguntas frecuentes para clientes con instrucciones de carga y descarga de archivos para que no tenga que volver a escribirlos cada vez.
- Desarrolle una propuesta de proyecto / plantilla de línea de tiempo para cotizaciones.
25. Aprende a decir no
Solo di no.
Conoces una tarea o idea falsa cuando la escuchas. Conoces esos proyectos o reuniones que te van a quitar el tiempo del día. Aprenda a rechazar estas invitaciones con gracia, y procure hacerlo.
26. Crear un sistema de archivo
Guarde archivos y carpetas y capas de la misma manera con cada proyecto cada vez. De esa manera, siempre sabrá dónde están las cosas y cómo encontrarlas rápidamente.
Es demasiado fácil perder el tiempo buscando lo que hizo con ese proyecto porque lo guardó con un nombre de archivo extraño o en una ubicación extraña.
No estoy seguro de por dónde empezar con la presentación. Piensa en grande y luego acércate:
- Carpetas por cliente y año.
- Carpetas de estilo universal y elementos de diseño por cliente.
- Carpetas para cada proyecto.
- Carpetas por plazo.
- Archive todo el material terminado en una carpeta "cerrada" cuando se complete un proyecto.
27. Fomentar las relaciones con los clientes
Gestionar las expectativas, responder a las solicitudes de manera eficiente y comunicarse abiertamente puede hacer que los clientes sean más felices. Los clientes más felices pasan menos tiempo llamando, enviando correos electrónicos y exigiendo información porque se sienten fuera del circuito.
Cuando tiene una relación estable con un cliente, confían en dejar el proyecto en sus manos. Menos preocupación significa menos tiempo dedicado a asegurarle al cliente que todo está bien, dándole más tiempo para hacer el trabajo real.
Al mismo tiempo, use clientes para ayudarlo a rendir cuentas si tiene dificultades con los plazos o cumple con los objetivos. Infórmeles cuándo esperar noticias suyas y qué actualizaciones deberían estar disponibles en ese momento. (Esto puede ser un gran incentivo para hacer las cosas de manera eficiente y a tiempo).
28. Establecer rutinas de trabajo y flujos de trabajo
Cuanto más tiempo haga lo mismo, mejor (y más rápido) será la próxima vez que lo haga.
Cree rutinas para cosas en las que no tiene que pensar: cómo llega al trabajo, cómo y cuándo prepara su café o almuerzo, etc. Cree rutinas para los flujos de trabajo y para acelerar la eficiencia.
Según Lifehack, tener una rutina te mantiene enfocado al obligarte a pensar en tres cosas:
- Lo que quieras.
- Cómo conseguirlo.
- Cómo agregar esa actividad a su agenda.
29. Duerme un poco más
Si bien la cantidad exacta de sueño requerida puede variar según la persona y el nivel de actividad, es un hecho bastante bien documentado que la mayoría de las personas no duerme lo suficiente de manera regular. Te permite pasar unos minutos más cada noche.
Y si no puedes encontrar más tiempo para dormir; intenta mejorar la calidad del tiempo de sueño.
- Evite las pantallas al acostarse. Apague su teléfono, tableta y televisor.
- Configure su alarma para el tiempo que necesita específicamente para levantarse, no asuma que presionará el botón de repetición durante 30 minutos adicionales.
- Establezca un horario de sueño constante y vaya a la cama y levántese a la misma hora todos los días, incluso en días no laborables.
30. Recompénsate
Recompénsese por completar tareas, terminar proyectos o alcanzar hitos. Incluso las recompensas más pequeñas, como dar un paseo por la tarde si termina todo en la lista de tareas de la mañana, pueden fomentar la productividad.
Del mismo modo que tiene diferentes niveles de objetivos, cree diferentes niveles de recompensas personales para que esté trabajando y siendo productivo porque así lo desea. Nada puede superar ese nivel de satisfacción personal, y sabe que apreciará la recompensa.
