Cómo celebrar una reunión que entusiasme a todos con el diseño
La temida reunión inicial del proyecto. Está en tu calendario. No puedes evitarlo. Pero puede convertirlo en un evento más memorable que ayude a generar creatividad entre los miembros de su equipo.
El inicio de cada proyecto debe estar marcado con entusiasmo y anticipación. Es el momento en que usted y su equipo pueden aprender sobre un nuevo cliente o idea y realmente volver a los conceptos básicos de la lluvia de ideas y la generación de ideas. Puede y debe ser una de las partes más importantes de un proyecto de diseño y debe ser cualquier cosa menos aburrida.
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Desarrollar un plan previo a la reunión
Una buena reunión comienza en las fases de planificación. Debe recopilar materiales de diseño y preparar un paquete de información para el equipo. También es una buena idea enviar información de diseño antes de la reunión para que los diseñadores puedan comenzar a pensar en el proyecto.
Aquí hay diez consideraciones previas a la reunión para pensar:
- Tamaño del equipo
- Prepare un breve esquema de diseño (un párrafo o tres puntos) basado en las necesidades del cliente.
- Esquema de objetivos y cronograma del proyecto
- Realizar entrevistas con el cliente.
- Mostrar productos actuales o visión
- Desarrollar un esquema o plan aproximado
- Crear una lista de resultados deseados
- Determinar factores de éxito
- Comprender las especificaciones técnicas o necesidades
- Crear una agenda de reunión
Crea el ambiente adecuado. Reorganizar los muebles de la sala de reuniones para que las personas se sienten juntas cara a cara; Evite un diseño estilo auditorio. Considere decoraciones o música u otros elementos que no sean la norma. Los elementos de sorpresa pueden involucrar a un equipo rápidamente y cambiar sus percepciones de lo que "se supone que es una reunión".
Establecer el tono correcto para el inicio
El tono para la reunión inicial debe reflejar el tono del proyecto, de modo que la reunión ponga al equipo en la mentalidad correcta. La reunión también debe estar diseñada para fomentar el pensamiento creativo y podría no realizarse mejor en una mesa de juntas.
Divide la reunión en varias partes:
- Introducción
- Lluvia de ideas
- Actividad
- Sesión de preguntas y respuestas
- Lluvia de ideas
- Tarea y tareas
- Establecer seguimiento
Usabilty.gov tiene un gran conjunto de pautas de preguntas diseñadas para crear proyectos digitales, pero se puede ajustar para casi cualquier objetivo de diseño. Recuerde que el objetivo de la reunión inicial es salir con un equipo que esté entusiasmado con un proyecto y tenga una idea común de los objetivos, resultados y visión para el éxito.
Proporcione información utilizable, pero no demasiado
Si su reunión es un lugar para distribuir y leer un resumen de diseño, es poco probable que salga con la emoción y las ideas que anticipa. La reunión funcionará mejor si la información se divide en partes pequeñas y utilizables. Guarde documentación masiva para después de la reunión.
Entonces, ¿qué tipo de información necesita el equipo en la reunión inicial para comenzar? En pocas palabras, necesitan imágenes. Recuerde el "mostrar, no contar, filosofía". Este es un equipo de diseño. Mostrar al cliente. Mostrar el proyecto. Mostrar la competencia. Luego haga que el equipo muestre sus ideas iniciales.
Planifica una actividad
Sentarme alrededor de una mesa no es mi idea de cómo comenzar a pensar creativamente. Ayuda a moverse o pensar de maneras alternativas.
Una actividad o juego planificado puede ser la idea correcta para ayudar a involucrar los músculos del pensamiento. Y puede abordarlo de una de dos maneras:
- Como una actividad relacionada con el proyecto.
- Como una actividad no relacionada diseñada para borrar la paleta creativa
Cualquiera de las opciones puede ser una forma efectiva de ayudar a motivar a un equipo y ayudarlos a comenzar a funcionar como un grupo. (Esto puede ser especialmente importante para las personas que pueden no haber trabajado juntas en el pasado).
Tres ideas para actividades relacionadas con proyectos:
- Cree un mapa conceptual para describir cómo se ve el proyecto y cómo se unirá. Agregue un toque divertido a la actividad, como hacer un mapa sin palabras, para que los bocetos se unan de una manera inusual o interesante.
- Haz una clasificación de tarjeta de priorización. Entregue a todos una pila de fichas y escriba qué elementos del proyecto son más importantes. Luego, organice las tarjetas por prioridad.
- Crea un control visual visual. Muestra imágenes del proyecto actual y proyectos similares o competidores. Con solo un vistazo, haga que los miembros del equipo noten cómo la imagen los hace sentir en una palabra. Las imágenes con asociaciones de palabras de conexión con el proyecto pueden generar un debate sobre cómo proceder.
Tres títulos de libros repletos de grandes ideas para actividades creativas o una lluvia de ideas con un grupo:
- "Cafeína para el equipo creativo" de Stefan Mamaw (¡uno de mis favoritos!)
- "Creative Grab Bag: desafíos inspiradores para artistas, ilustradores y diseñadores" por Ethan Bodnar
- "Taller creativo: 80 desafíos para agudizar sus habilidades de diseño" por David Sherwin
Establecer un cronómetro
Reuniones como esta pueden ser largas y consumidoras rápidamente. Traiga un cronómetro y cumpla con la agenda y las tareas que tiene entre manos.
La duración exacta de una reunión inicial puede variar según su equipo o proyecto. Algunas compañías tienen un plan de inicio de un día para grandes proyectos, con grupos más pequeños que entran y salen del evento estilo fiesta. Otras reuniones se estructuran como sesiones de trabajo más cortas (piense de 1 a 2 horas) donde se lleva a cabo la planificación inicial de un proyecto.
Prepare una comida para llevar sólida
Los diseñadores deben salir de la sala de reuniones con algo que hacer y un resumen de a dónde ir. (Recuerde que esta reunión los tiene a todos preparados para el proyecto en cuestión).
Asegúrese de que su equipo tenga todo lo que necesita para comenzar una vez que termine la reunión. (Piense de nuevo en las consideraciones previas a la reunión). Me gusta preparar un juego de herramientas de diseño con cada diseñador. En estos días, el kit de herramientas es en realidad una unidad de memoria USB, mientras que en el pasado podría haber sido una carpeta llena de golosinas.
El kit debe contener lo siguiente:
- Parámetros de diseño y estilo, como paleta de colores y fuentes, uso de estilo y pautas de marca.
- Resumen de diseño y alcance del proyecto.
- Plazos y tareas asignadas.
- Imágenes, logotipos u otros materiales.
- Ejemplos de paquete de diseño actual y materiales o sitio web.
- Imágenes que le gustan al cliente o que ha anotado para el proyecto.
- Contacto y lista de turnos para el equipo del proyecto.
Conclusión
La planificación de una reunión debe utilizar parte del mismo pensamiento creativo que es necesario para diseñar un gran proyecto. Piense fuera del cuadro de reunión para ayudar a su equipo a unirse para algo por lo que puedan entusiasmarse.
Incluso algo tan simple como reorganizar la sala o una decoración inesperada puede ayudar a involucrar a las personas en un entorno de reunión. ¡Sé creativo y buena suerte!
Fotos de archivo Cortesía de Creative Market .
