Cómo hacer que tus hojas de cálculo sean menos aburridas
Las hojas de cálculo son poco convincentes. No hay dos formas de hacerlo. Los diseñadores odiamos las hojas de cálculo porque son un ejemplo brillante de datos aburridos presentados de manera aburrida.
Desafortunadamente para los diseñadores, las hojas de cálculo son un mal necesario e incluso podrían llamarse una herramienta excelente y esencial en el mundo de los negocios. Hoy vamos a ver cómo mejorar la estética y la legibilidad de sus hojas de cálculo con algunos principios de diseño súper básicos que, literalmente, cualquiera puede seguir. ¡Empecemos!
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El documento inicial
Para comenzar, necesitaremos una hoja de cálculo real. Aquí hay uno con formato casi cero. Hay un montón de datos incluidos y organizados en secciones, pero no se ha hecho mucho más.
Repara tu alineación
Como señalo en casi todas nuestras discusiones de diseño, la tendencia aquí será alinear al centro todas o muchas de las columnas como en el ejemplo anterior. Por alguna razón, tenemos en mente que una alineación central hace que los datos sean más fáciles de leer.
En realidad, las columnas de datos alineadas al centro hacen que sus ojos sigan un borde irregular y, por lo tanto, tienden a tomar más tiempo para leer debido al aumento del movimiento (sutil pero presente).
Para abordar este problema, demos a todos los datos una fuerte alineación a la izquierda. Esto puede parecer aburrido (¿no es eso lo que estamos tratando de evitar?) Pero confía en mí, hace que el documento sea mucho más atractivo y fácil de usar.
Crear encabezados claros
Nuestra hoja de cálculo inicial ya ha dado un paso importante en la creación de encabezados que se destacan al formatear los encabezados en mayúsculas. Aunque esto no es en absoluto una necesidad, sí los ayuda a destacarse claramente del resto del contenido.
Sin embargo, necesitamos llevar este principio un poco más allá para que sea realmente efectivo. Si miras alrededor de la imagen de arriba, notarás que el texto todavía se ve básicamente igual. Probablemente sabrá intuitivamente cómo solucionar esto, pero asegúrese de que cada paso que dé en el diseño de un documento sea intencional con una lógica clara.
Como probablemente haya adivinado, vamos a querer poner en negrita los encabezados. Esta es una manera rápida y fácil de asegurarse de que sus encabezados reciban la atención que merecen.
Recuerde no volverse loco con la negrita, ahora que ha convertido el texto en negrita en el diferenciador clave de los encabezados, la negrita demasiado causará confusión visual. Si intentas hacer que todo sea especial, nada será especial.
Usa colores para bien y no para mal
Agregar color es fácil y divertido, ¿verdad? ¡No te puedes equivocar con un poco de color! Adivina otra vez. El otro día vi una hoja de cálculo real que usaba colores similares a los de abajo.
Puede ser difícil para muchos aceptar esto, pero esto es feo. Y no me refiero a que esté demasiado ocupado, me refiero irreparablemente, hace que tus ojos sangren feos. Si termina con algo que recuerda vagamente a la hoja de cálculo anterior, borre todo y comience de nuevo porque ha fallado.
La clave para usar el color en una hoja de cálculo es usar la restricción. No actúes como un niño que acaba de obtener su primer juego de pintura. En cambio, piense en dónde el color realmente mejorará la legibilidad del documento. En nuestro caso, recuerde que nos estamos centrando en los encabezados. Este es un lugar natural para comenzar con el color.
¿Ves cuánto te llaman la atención los encabezados? Este pequeño color ha mejorado enormemente la velocidad a la que puede escanear el documento porque cada sección ahora está claramente definida.
Rayado de cebra
Las rayas de cebra son otra herramienta increíblemente útil que puede arruinar fácilmente un documento en las manos equivocadas. La razón por la que lo implementamos es porque esos números que se encuentran a la derecha no son muy fáciles de conectar con las categorías de la izquierda. Sus ojos tienen que atravesar demasiado espacio en blanco y pueden perderse fácilmente y decidirse por el número equivocado.
Vea cuánto mejora esto con unas pocas rayas simples.
Ahora es mucho más fácil conectar esos números distantes a la categoría apropiada. Observe cuán sutiles son las rayas. Si los hubiera oscurecido, habrían comenzado a competir con los encabezados por la prominencia visual. Además, un poco de contraste es bueno si se coloca en los lugares correctos, demasiado contraste en toda la página puede hacer que le duelan los ojos.
Espacio para respirar
Una tendencia que veo en muchas hojas de cálculo es formatear las celdas para que sean lo suficientemente grandes como para ajustarse al contenido y no una fracción de pulgada más grande. La lógica tiene sentido, está tratando de meter mucha información en un espacio pequeño para ahorrar papel, desplazamiento, etc.
Al intentar ahorrar espacio, a menudo sacrificas mucho del atractivo del diseño. No tenga miedo de un pequeño espacio en blanco, tanto en altura como en ancho. Muchas hojas de cálculo en estos días permanecen puramente digitales y nunca se imprimen de todos modos, por lo que el argumento en papel no siempre se aplica.
La única diferencia entre la hoja de cálculo anterior y la siguiente es que agregué algo de altura y ancho a las celdas. Si mira rápidamente a cada uno, no puede evitar sentir que la hoja superior se ve un poco descuidada y poco profesional, mientras que la inferior se siente agradable y limpia.
Salga de la hoja de cálculo
¿Recuerdas lo que dije al principio del artículo? Las hojas de cálculo son aburridas. Incluso con todos los pequeños ajustes que hicimos, todavía tienes una gran página aburrida llena de números.
Si envía un informe a su jefe, cliente o maestro y le entrega una hoja de cálculo simple, no hay mucho por lo que impresionarse fuera de su formato (y su trabajo, por supuesto). Sin embargo, es mejor dejar una buena impresión desde el primer momento, tan pronto como la persona vea el documento. De vuelta en la universidad, no puedo decirte cuántos de mis profesores de la escuela de negocios escribieron "¡Parece increíble!" en un informe que entregué simplemente porque fui un paso más allá de todas las personas que entregaron un documento sencillo.
La mejor manera que he encontrado para arreglar una hoja de cálculo es matarla. Lo que quiero decir con esto es usar hojas de cálculo más como una forma rápida y fácil de formatear una tabla elegante y menos como un producto final. De acuerdo, si necesita actualizar constantemente los números en una hoja llena de fórmulas, deberá conservar la hoja de cálculo. En la mayoría de las demás circunstancias, aunque puede mejorar enormemente su producto final haciendo algo como esto:
¡De repente, nuestros datos aburridos se ven fantásticos! La razón de esto es que no estamos abrumados por la cuadrícula gigante de datos interminables, sino que vemos fragmentos manejables de información claramente separada y fácilmente legible.
Este documento se ve mucho mejor que la hoja de cálculo original que su jefe sin duda le daría un ascenso y un aumento por sus deslumbrantes habilidades de diseño. Ok, probablemente no. De hecho, ¡puede que solo te quedes atascado permanentemente con el trabajo de arreglar las hojas de cálculo de todos los demás!
Conclusión
En resumen, todos en el mundo profesional han tenido su parte justa de hojas de cálculo cojas y difíciles de leer. A partir de este momento, su trabajo es considerar siempre cómo puede mejorar tanto la funcionalidad como la estética de sus documentos.
Recuerde observar sus alineaciones, crear encabezados claros, usar el color de manera inteligente y selectiva, considerar el uso de sutiles rayas de cebra y siempre salir de la hoja de cálculo para el producto final (cuando pueda).
Deje un comentario a continuación y cuéntenos los trucos que utiliza para mejorar sus hojas de cálculo. Todavía le quedan muchos elementos para debatir e intentar: resaltar celdas importantes, fuentes variadas, diferenciar su primera columna y mucho más.
