Crear una factura bien diseñada: paso a paso
El papeleo aburrido es uno de los males necesarios de ser un diseñador independiente.
Simplemente no hay forma de evitarlo, si desea realizar un seguimiento y administrar los pagos de los clientes, tendrá que configurar un sistema de facturación. Sin embargo, no todas son malas noticias; Lo divertido es que puedes diseñar una factura personalizada.
Hoy veremos cómo diseñar una factura desde cero. Seré lo más profundo posible e incluiré todo lo que necesita saber, desde los conceptos básicos absolutos hasta las funciones avanzadas e incluso una pequeña teoría de diseño.
Los basicos
Comencemos con la estructura desnuda. Primero, su factura debe caber en una hoja de papel estándar (8.5 ″ x 11 ″ o viceversa) para que el cliente pueda imprimirla sin ningún problema. Lo más probable es que lo mantengan digital, pero por conveniencia es mejor seguir con el formato de carta estándar.
A continuación, debe incluir su nombre (o el nombre de la empresa) e información de contacto básica. Querrá ser exhaustivo e incluir su dirección física, dirección de correo electrónico, número de teléfono y cualquier otra cosa relevante. A menos que tenga una buena razón para ocultar esta información a un cliente, debe estar allí para fines contables y de registro (para su beneficio, no el suyo).
También querrá incluir la fecha de la factura, así como un número de factura. No es necesario crear un número de factura, pero es útil tanto para su propio sistema de archivos como para el de su cliente. La forma en que crea un sistema de numeración de facturas depende completamente de usted. Puede ser simplemente la fecha reducida a números o una cuenta corriente básica (001, 002, 003 ... 110, 111, 112) del número de facturas que ha enviado ese año.
Transmite tu marca y estilo
Obviamente, dado que usted es de hecho un diseñador, debe diseñar su factura para que se ajuste a su marca personal o corporativa. El objetivo principal es hacerlo funcional, pero un objetivo secundario importante es hacerlo atractivo.
La forma en que aplique su marca específica depende de usted. Sugiero inspirarse en algo que ya ha creado, como un sitio web, un membrete o una tarjeta de visita. Usé el sitio web Design Shack como punto de partida para la inspiración del color y la elección de la fuente y se me ocurrió el siguiente encabezado:
Es simple, pero hace el trabajo y definitivamente transmite el aspecto clásico y antiguo de nuestro sitio web. Para agregar un poco más de estilo, arrojé un vector remolino en la esquina inferior derecha. Es funcionalmente superfluo, pero agregará un poco de diversión al producto final sin distraer demasiado del contenido principal. Tenga en cuenta que he reducido la transparencia en una cantidad justa para que no sobresalga tanto.
Rejilla Legible
A continuación, necesita un área para enumerar por qué está facturando al cliente. Incluso si está facturando por un solo proyecto, divida su tiempo en secciones para que su cliente pueda ver claramente lo que le pagan por hacer. A veces, un solo número de artículo con un total le hará ganar una llamada indignada de un cliente que exige saber por qué le está pagando tanto. Es mucho más probable que se acepte el total si deja muy claro cuánto trabajo hizo.
El objetivo aquí es información clara y legible. Recomiendo usar rayas de cebra o una cuadrícula visible para aumentar la legibilidad. Para obtener más inspiración sobre cuadrículas legibles, consulte nuestra publicación sobre cómo crear tablas fabulosas.
Haga espacio para descripciones detalladas
A menudo, la solución de cuadrícula anterior es un paso en la dirección correcta, pero no es suficiente. Algunos diseñadores y / o clientes prefieren una descripción detallada de cada línea de pedido. En estos casos, simplemente construya en una fila entre cada elemento con un poco de altura adicional. En el siguiente ejemplo, decidí mantener el método de rayas de cebra e sangrar la copia de la descripción para mantener el contraste entre los dos.
Tenga en cuenta que también he agregado un total grande y audaz. Este número probablemente será la información más importante tanto para el remitente como para el receptor de la factura. En consecuencia, no sirve de nada ocultarlo. Haz que se destaque para que el lector pueda verlo de un vistazo.
Tiempo límite de pago
Este es importante. Algunos pueden ver una fecha límite de pago en una factura de diseño como presuntuosa o grosera, pero considero que es una necesidad si está facturando a un cliente con el que no ha trabajado mucho en el pasado. Eres un profesional y no debes dejar que nadie te trate de otra manera. Si ha realizado el trabajo satisfactoriamente, entonces merece el respeto de una fecha de pago definida. En la mayoría de los casos, al diseñador se le presenta una fecha límite para la obra de arte y, por lo tanto, es completamente razonable darle al cliente una fecha límite para el pago. Solo asegúrate de que esto no sea una sorpresa para ellos. Debe configurar una directriz estándar, como "todos los pagos que vencen dentro de una semana de la fecha en que se recibe la factura" y presentar esta información al cliente antes de que comience cualquier trabajo.
Una vez más, elegí un elemento de diseño simple, pero lo hice lo suficientemente audaz como para destacar. No querrás que se mezcle demasiado, dando así a alguien una buena excusa para decir que no lo vieron.
Hacer claros los términos de pago
Junto con la fecha de vencimiento de su pago, debe incluir los requisitos específicos que tenga con respecto al pago. Esto incluye cualquier texto general para reforzar la fecha de vencimiento, sus formas de pago preferidas y aceptadas, su política con respecto a los cheques sin fondos, etc.
Lo que pones aquí depende totalmente de ti. Desea ser breve pero lo suficientemente exhaustivo para asegurarse de estar cubierto en caso de una discusión o situación indeseable. A medida que trata con más y más clientes, querrá revisar esta sección para que se ajuste a cualquier escenario con el que se encuentre con frecuencia.
También incluí un área de cierre amigable e informal. Este es un gran lugar para tomar notas sobre trabajos específicos, etc. Las facturas pueden ser un poco frías e informales, no tenga miedo de infundir un poco de amistad personal.
Diseño terminado
Eso es todo al respecto. Sin duda tendrá algunas áreas de información personalizadas para incluir, pero eso casi cubre su factura de diseño típica. Echa un vistazo al producto terminado a continuación.
Una pequeña teoría del diseño
He estructurado el diseño de la factura de una manera muy deliberada para influir en el lector. Hay tres elementos principales de información que queremos que el cliente note: de quién es, cuándo vence y para qué sirve. Ciertamente, todo lo demás sigue siendo importante, pero en última instancia secundario a esta información clave. Mire a continuación para ver la coherencia del diseño que he usado para lograr una jerarquía visual.
Para los elementos importantes, he usado un color consistente que contrasta muy bien con el fondo y he ampliado / en negrita estos elementos para que se destaquen de todo lo demás en la página. De esta manera, el lector toma estos tres bits de información incluso si solo hojean la página por un minuto. Intente echar un vistazo al diseño terminado anterior sin leer nada intencionalmente. Tenga en cuenta que incluso cuando sus ojos recorren la página, se sienten instintivamente atraídos por los elementos con el mayor contraste.
Accesibilidad
Una nota final sobre el diseño. Tenga en cuenta que está optimizado para imprimir más allá del requisito de tamaño mencionado anteriormente. Si imprime esta factura en una impresora láser simple en blanco y negro, debería verse bien. Toda la información conservará su legibilidad y la jerarquía visual no se verá comprometida. Además, dado que no hay rellenos oscuros más grandes que el logotipo del encabezado, debe usar una cantidad mínima de tóner.
Otra cosa importante a considerar es el tamaño y el formato del archivo. Deberá guardarlo en un formato ampliamente aceptado, como .pdf o .doc, y mirar para asegurarse de mantenerlo como máximo a unos cientos de KB (cuanto más pequeño, mejor). Esto garantiza que el archivo no sea bloqueado por ningún servidor de correo electrónico exigente y que alguien con una conexión a Internet no estelar pueda recibirlo fácilmente.
Estos pueden parecer detalles insignificantes, pero las pequeñas cosas juegan un papel importante en la percepción del documento por parte de otros. Una buena factura es aquella que no lo convierte en soporte técnico para cualquiera que intente recibirlo.
Más ideas de funciones
Solo para completar nuestra discusión sobre características útiles, aquí hay algunas más que puede incluir:
- Totales automáticos: ¡ Cree su factura en Excel o Numbers y configure fórmulas para hacer todos los cálculos molestos por usted!
- PDF interactivo: hay muchas cosas que puede hacer con un PDF para hacerlo más interactivo, pero es mejor mantenerlo limitado a las funciones que la mayoría de los lectores pueden usar, como convertir cualquier correo electrónico o dirección web en enlaces en vivo (se puede hacer clic)
- Integración de PayPal: conéctelo en línea e incluya un botón de PayPal para facilitar a los clientes conectarse al servicio y enviarle dinero.
Aplicaciones de facturación
¿No quiere molestarse con la molestia de crear sus propias facturas? Consulte estos artículos sobre aplicaciones web que lo ayudarán a hacer el trabajo.
- Seis revisiones: 20 herramientas de facturación para diseñadores web
- 1st Web Designer: 5 excelentes herramientas gratuitas para sus necesidades de facturación
- Tripwire Magazine: más de 30 herramientas esenciales independientes para el seguimiento de gastos, facturación y facturación
Muéstrame el tuyo
En resumen, una factura bien diseñada debe centrarse en tres aspectos clave: de quién es, cuándo vence y para cuánto sirve. También asegúrese de detallar su trabajo y dar descripciones detalladas para evitar confusiones. Finalmente, dele un poco de su propia personalidad sin distraer demasiado del contenido principal.
Ahora que ha visto mi intento de una factura decente, háganos saber qué haría para que sea aún mejor. Mejor aún, incluya un enlace a su propia factura y cuéntenos sobre sus características clave.
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